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RFID电子档案(卷案)信息化管理建设方案

 1.1 项目布景

  跟着计算机和网络的很多运用,很多电子文件的发生和办理已经是各单位急需解决的问题,而常识资源办理是未来企、事业单位信息办理的重要组成部分,也是单位信息办理的根底,是未来的发展趋势和发展方向。档案是一个单位常识资源的中心部分,也是常识资源办理的最根底部分。

  因而,要完结单位的常识资源的办理,首先要做好电子档案的办理,才干以档案办理为中心和根底,逐渐扩大和延伸办理规模,终究完结常识资源的办理。

  档案办理不管从人才储藏、信息分类和安排、办理制度和办法、检索运用手法和信息搜集的形式等方面都是未来常识资源办理一切必要的。

  1.2 项目需求剖析

  1、依据各行各业办理需求针对电子档案监控办理构建一个公共的,独立与运用的档案办理信息化渠道,以支撑各类事务所触及的,实体和虚拟的档案信息化办理,然后完结“实体档案的信息化办理和电子信息的档案化办理”。

  2、电子档案触及的“档案源”包括:电子化的实体档案(相片、扫描件、印象等多媒体数据文件),档案化的电子信息(版式数据文件),结构化的数据库(从运用中卸载,且能够加载重用的数据库文件)等。

  3、具有保存价值的前史记载和作为法律依据的电子信息(表证单书),有必要能够具有档案的特色:“直接构成的明晰的、断定的、具有完好记载作用的固化信息;是直接构成的前史纪录 ”,且有必要具有文件原始记载性和具有前史再现性。

  4、将作为档案办理的电子信息有必要要经过一个归档进程处理后才干称之为电子档案,不然,只能称其为文件,这个进程首要是将每件电子信息,封装成为以卷为单位的档案根本单位,而且每个卷都有一个标准的元数据(电子封面)。

  5、电子档案的办理不仅仅是办理档案的电子信息,还要完结实体档案的信息化办理,以及电子信息和实体档案的相关办理。

  1.3 RFID技能运用优势

  因为RFID选用的是无线射频认别原理,它能够作业于各种恶劣的作业环境,能够穿透必定的障碍物辨认,穿透性好;它还能够辨认运动中的文件,且能够批量辨认;RFID标签还能够重复擦写数据信息,标签能够重复运用。RFID标签内信息快速的上传到企业信息体系进行归纳办理,能够防止人工操作可能发生的过错。

  选用RFID技能可对文件档案进行固定的信息查询与移动信息查询、还可经过渠道办理,读取档案悉数信息。

   RFID电子档案(卷案)信息化管理建设方案

  1.4 RFID电子档案办理规划

  1.4.1 电子档案特色

  1、信息的非人工识读性;

  2、信息存储的高密度性;

  3、信息与载体之间的可分离性;

  4、多种信息媒体的承继性;

  5、体系依赖性。

  1.4.2 办理体系硬件体系架构规划

  本体系选用B/S形式,即能够支撑局域网内运转,也能够支撑在互联网上运转;能够单机运转,也能够支撑效劳器分布式运转;用户选用阅读器办法运用体系,能够使日常保护简略、版别更新便利、节省出资本钱。

   RFID电子档案(卷案)信息化管理建设方案

  1.4.3 档案办理办理信息化渠道规划

  档案办理信息化渠道的方针是:完结纸质档案的信息化办理和电子信息的档案化办理。

  纸质档案的信息化办理是:以电子印象技能为支撑,将纸质档案转化为电子信息进行办理。

  电子信息的档案化办理是:把运用体系的电子信息进行凭据化处理后,构成电子档案,将电子信息从运用体系中独立出来,构成用运用无关的,不行狡赖的,能够直接阅览的带款式的文档。

  为电子档案办理树立一个公共支撑环境,为各类档案供给一致的搜集、办理、查询、加载及展示的渠道,首要完结以下功用:

  1.4.3.1 一致电子档案进口。

  能够以印象技能、条形码技能、版式电子数据文件等技能为支撑,完结对不同介质、不同类别的档案进行标准化封装处理,转化为一致的进口文件,构成电子档案的最小粒度“件”,以一致的格局进行存储,并确保电子档案的不行狡赖性和可追溯性。

  1.4.3.2 对搜集的电子材料“件”进行一致办理。

  依据档案办理的相关规矩,选用流程化办法对电子材料施行一致、标准的档案办理。首要包括挂号、归档、收拾、移送、接纳、保管、搬迁、判定毁掉、查询借阅、备份康复等掩盖檀卷整个生命周期的各环节办理。并能够完结对流程各个环节的流通痕迹进行记载查询等操作。

  1.4.3.3 体系应供给对档案流程的办理。

  运用产品化的流程办理东西,完结流程的可保护性。用户可自行定制造业流环节、途径,满意流程改变时,操作人员能够自行经过渠道新增或修正流程,并能够依据事务需求,为每个环节设置分配不同的事务人物。一起满意各类事务档案办理流程不同的需求。

  1.4.3.4 支撑新的事务加载。

  先期以树立一致的电子档案办理渠道为主,并在其上加载较标准的档案办理事务(如公函档案),完结一切的操作人员能够在同一个渠道上,对不同类别的档案进行办理。该渠道应支撑新类别档案的事务加载,使事务人员能够仅运用渠道供给的东西,就能够完结其它事务电子档案(如人事档案、财政档案等)的增加及修正。

  1.4.3.5 完结电子档案的可靠性、安全性办理。

  一方面运用支撑环境能够经过数字证书、电子印章等先进技能确保电子档案的不行狡赖性及其凭据价值。另一方面要有安全机制确保电子档案封装、传输进程、收拾、归档进程、保管和运用进程中的信息安全。要完结对电子档案安全等级的区分和标志,并依据不同的等级和权限进行拜访操控。

  1.4.3.6 完结权限的灵敏、便利办理。

  体系能够选用CA和数据加密技能完结用户对数据拜访的身份操控。权限体系能够习惯税务体系不同的安排组织设置、习惯不同的办理形式。能够完结权限的分级办理、同享运用、分组同享、别离装备和暂时发放等。

  1.5 电子档案体系办理规划

  1.5.1 整体功用规划规划

   RFID电子档案(卷案)信息化管理建设方案

  电子文档信息主动化办理体系整体规划规划如上面的体系逻辑架构,依据文档办理作业的分工不同分为:信息搜集、日常办理、信息效劳、体系安全、体系设置、软件接口六个部分。

  其间信息搜集、日常办理和信息效劳三部分包括了用户文档信息办理的首要事务内容,完结了文档信息的搜集收拾、日常办理和运用效劳的网络化和电子化。

  信息搜集首要担任文档信息的收拾、编目与电子文件的主动挂接,完结文档信息的搜集、录入和数字化作业。

  日常办理部分首要完结电子文档的判定、毁掉、移送、编研、搜集等作业,一起能够辅佐实体办理、构成文档的目录、进行借阅、运用、计算等办理作业。

  信息效劳首要经过简略便利的办法,为用户供给便利的文档信息效劳。

  体系安全则充沛确保了文档体系和数据的安全性,使对电子文档信息的安全办理能够操控到每一详细功用操作和每一详细文件。

  体系设置部分为用户树立契合自身文档信息办理需求的文档办理结构供给了定制东西,能够让用户自己量身定制本单位的文档办理结构,不管是从眼前,仍是从久远考虑,都将比其他任何体系愈加能够适运用户自身不断改变和不断增加的功用需求。

  1.5.2 体系办理规划

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  1.5.3 功用描绘

  1.5.3.1 文件办理

  文件办理中的文件归档是指文件材料在处理结束之后,由文书部分或事务部分将其间有保存价值的文件收拾立卷,定时移送给本单位档案组织或档案人员会集办理的进程如。

  办理模块包括:文件著录、文件分类排序、文件判定、辅佐组卷、密级期限设置、解密、设置目录、生成归档号、文件归档、相相联系设置、按字典排序、习惯组织改变等功用。

  1.5.3.2 档案办理

  本模块中涵盖了档案办理人员作业中各环节的事务处理进程,包括著录、组卷、调整、检索、移送、接纳、制造目录。

  档案著录: 关于前史的档案数据,档案办理员可进行传统收拾办法(先录入檀卷信息再录入卷内文件信息)或简化收拾办法(单级文件)的著录,以及原文的增加、挂接。

  檀卷调整 :档案办理员在归档的进程中,需求对过错的归档成果进行纠错,包括:分卷、合卷、拆卷、插卷、补空卷、卷内次序调整、檀卷次序调整、檀卷号调整等等。

  Excel输出 :要能够将用户挑选的数据输出到Excel中,用户能够对这些数据以及格局进行必要的调整。注:该功用也相同运用于文件办理功用模块

  1.5.3.3 移送接纳

  下级档案部分或其它单位将其办理的需移送的档案、相关材料实体与原文及检索目录向上级档案部分移送。档案部分经检验无误后,向移送单位出具交代文件。

  (1)移送

  下级档案部分或其它单位将其办理的需移送的档案、相关材料实体与原文及检索目录向上级档案部分移送并记载。

  流程:

  1、移送单位或部分填写《档案交代文据》,将移送档案的檀卷目录和文件目录数据导出送至上级档案部分;

  2、收到上级档案部分审签的交代文据后,将移送状况汇总至《档案移出挂号簿》中,并将实体已移送档案索引的”保存状况”赋予移送标识。

  (2)接纳

  上级档案部分接纳其他单位移送的档案、相关材料实体与电子文件及检索目录。

  流程:

  上级档案部分对拟接纳档案的檀卷目录和文件目录的数据进行录入或经过导入、网上传输等手法接纳;

  上级档案部分清点无误后审签交代文据,交代文据归入移送档案的全宗卷一起退给移送部分一份,有关接纳状况汇总至《档案收进挂号簿》中。

  1.5.3.4 档案保管

  1.5.3.4.1 仓库办理

  供给仓库面积、相关设备、排架状况等信息的著录与保护,进行信息的查询、计算处理。

  1.5.3.4.2 寄存方位办理

  能够成批设置档案的寄存方位信息,树立寄存方位索引。并能够打印《全宗寄存索引》、《仓库寄存方位索引》。

  流程:

  经过检索处理,挑选出相关的档案,填写相应的寄存方位信息,将这一批档案的相关“寄存方位”信息进行替换。

  1.5.3.4.3 档案保管状况办理

  定时对仓库中的档案进行检查,检查的成果记载到档案检查状况挂号簿中;对档案进行修正时,填写修正状况挂号簿记载修正作业,便于日后的作业计算;挂号时能够主动更新档案条意图“保管状况”信息。

  1.5.3.4.4 档案仓库温湿度办理

  每日挂号表数据录入或转化、计算剖析。经过数据表来记载信息,供给著录、检索、计算和打印等功用。由用户手动的填写相应的著录项,关于某些著录项,要求能够承继上一条纪录的值。

  1.5.3.4.5 出入库办理

  出入库办理,能够手艺录入档案信息,记载档案的出入库信息。

  出入库办理,在接纳档案实体,消毒上架摆放或移送档案出库后,按每个仓库的出入库动作都要挂号《档案出入库挂号簿》。

  1.5.3.5 档案运用

  1.5.3.5.1 运用挂号

  当借阅什物档案时,要手艺挂号档案的运用表,若检索到的条目下没有原文,而该文件的载体是“纸质”时,可在页面中挂号档案运用请求信息,然后到档案室进行借阅。在进行借阅时,档案办理员可直接调出该运用人的运用请求信息直接转运用;运用办法和运用意图的挑选项应能自在界说。运用挂号后,假如是什物档案,体系会提示用户到档案室去借阅档案。关于自己无权检查的档案,需求进行运用请求,待得到同意后,假如是什物档案(无原文),可到档案室去借阅,假如是电子档案,可直接经过查询即可运用。

  1.5.3.5.2 运用办理

  对档案的借阅运用进行办理,能够进行催还、偿还、续用等操作,对运用的前史信息能够检索。

  运用流程:

  1. 经过检索或手艺输入的办法填写相应的借档信息,然后输入运用人信息,填写运用办法、运用意图、偿还日期,信息填写结束后即可挂号,并打印挂号单、借阅单、催还单、督办单等;

  2. 运用者运用结束后,可将档案实体单份或成批交还运用办理员;

  3. 运用办理员录入偿还档案信息,挂号运用作用;

  4. 假如借阅者需求续用,那么运用办理员检索该借阅者的一切借阅的档案,挑选要续用的档案,可直接转入运用挂号。假如挂号成功,主动将相应的档案信息做偿还及借阅处理。

  1.5.3.5.3 催还流程

  1. 体系主动检索出需求催还的人员名单;

  2. 挑选要催还的人员;

  3. 印催还单给挑选的人员。

  1.5.3.5.4 运用计算

  可分不同运用办法,如查阅电子、查阅实体、出借、仿制、传真等。进行人次、卷次、件次、张数等方面的计算,可计算某一时点出借没有偿还的档案实体。

  可按运用者、运用时刻、运用办法、借阅操作人等进行查询。检索到相关档案信息,进行原文阅读时,主动进行运用挂号(不需求偿还)。

  能够计算某个文档的调阅次数。 能够计算经过请求调阅档案的次数。

  1.5.3.5.5 档案运用流程

  1. 此流程是针关于那些运用者不具有权限的档案,关于那些具有权限的档案,用户不用经过此进程即可运用档案。

  2. 此流程可由用户依据实践作业状况自界说。

  1.5.3.6 判定毁掉

  体系主动检索出到期的档案,经过保管期限判定、毁掉判定后,将待毁掉的档案构成《毁掉清册》。判定毁掉时,要记载下相关的信息;毁掉的档案主动赋予“实体已毁掉”标识,一起归入档案毁掉库。

  需求进行檀卷的拆分、兼并,并能够修正檀卷号、目录号信息,成果构成《判定收拾挂号簿》,能够依据相关数据进行作业计算。

  1.5.3.7 档案计算

  创立、保护、导入、导处相关档案数据的计算报表。

  可预先定制好档案局规矩的相关报表(根本状况计算年报);打印输出;能够将报表输出到Excel文件中;能够将下级行上报的数据导入;能将体系中的报表导出为文件;能将报表文件导入到体系中。

  1.5.3.8 档案编研

  进行大事记、安排沿革、根底数字汇编、重要文件汇编、人事任免汇编的编研作业。能够经过检索查到相关的档案,翻开相应的原文,进行原文的仿制、张贴等修正操作,进行编研。

  1.5.3.9 查阅

  总部或档案馆和各个分支组织能够相互查阅数据,进行信息资源的同享运用。供给简略查询、组合查询以及分类检索等多种先进得检索手法,经过网络快速地查阅信息,能够在权限规模内直接经过阅读器阅读原文,以及进行原文的打印、下载等操作。

  当档案只存在什物档案,不存在电子原文时,用户可直接进行运用请求挂号,该挂号信息能够直接被送到档案部分,用户去借阅时,能够直接调出该请求挂号信息。

  1.5.3.10 体系保护

  1.5.3.10.1 信息类别办理

  依据档案的特色,把体系各种目录数据分为各逻辑类目,基层的逻辑类目包括几层详细的物理表,用户经过体系可在这几层物理表间设定相相联系,如檀卷和文件的联系。对每一物理表用户可自界说表名、表描绘,对表的每一字段,用户可自界说字段名、字段类型,指定字段的是否可为空、仅有、值承继、主动加一,并可增加、删去、修正字段。

  处理过程:

  1. 体系对类意图界说进行初始化设定。初始化将生成固定字段和可选字段,其间固定字段是有必要有的,用户只能修正字段描绘,不能修正字段名;可选字段用户可进行增加,修正等操作;

  2. 用户依据需求修正字段。关于固定字段,用户能够而且只能修正字段描绘,不能修正字段名。关于可选字段用户可进行增加,修正等操作。

  1.5.3.10.2 用户办理

  用户办理的内容是对用户方针和用户——权限的办理。

  详细操控的权限分为数据权限(查询、修正、对应原文权限)和事务功用操作的权限设置。

  1.5.3.10.3 档号格局界说

  用户经过体系界说各类别的档号格局。

  体系供给的缺省设置为国家档案归档标准中界说的归档号组成结构,用户能够在此根底上界说。

  1.5.3.10.4 其他体系设置 体系供给以下设置功用

  归档规模设置;

  保管期限规矩的设置。

  1.5.3.10.5 数据导入 体系供给如下功用:

  数据导入:能导入包括ACCESS、DBF、SQLSERVER、ORACLE等常见数据库格局的数据;用户能自界说字段间的对应联系,体系按用户设定的对应联系导入数据;能在已有字段的根底上暂时生成新字段,把新字段的数据导入对应方针字段中;能保存用户设定的导入环境(包括字段间的对应联系、界说的新字段、导入条件等),用户可导入该环境,防止重复设定导入环境;对字段类型和长度体系可主动做相应的转化和切断操作;能设定导入数据的规模;

  1.5.3.10.6 日志办理

  登陆日志办理:记载了用户登录本体系的用户名、登录时刻、刊出时刻等信息。

  原文日志办理:记载了用户每次增加、修正、删去原文材料时所作的时刻、用户名等相关信息。

  体系保护日志办理:记载了用户每次对体系装备的改动,如创立新类别、增加、删去字段等信息。

  除了以上的日志功用,还供给灵敏的定制日志功用,经过少数的开发定制某种操作的日志记载。

  1.5.3.10.7 权限办理

  多级权限办理,能够经过对总部的档案室或档案馆超级办理用户能够赋权给下级立档单位或部分的二级超级用户,使之有办理自己单位的人员的权限。

  用户办理:分为用户组和用户,能够指定用户组或用户权限,用户能够承继地点组的权限,并能够独自赋权逾越组的权限。

  依照操作功用和档案类别组合赋权,能够赋予用户每一个档案类别的不同操作功用的权限。

  1.5.3.11 体系扩展功用

  用户能够挑选如下扩展功用来满意对档案办理的需求。

  1.5.3.11.1 批量扫描子体系

  关于批量扫描纸质档案,数字化加工软件,供给包括扫描、优化、批量挂接等功用。

  1.5.3.11.2 RFID辨认

  能够在扫描子体系集成第三方RFID软件对扫描的原文进行RFID辨认,并将辨认后的文本信息存储到数据库或文本文件中,为便利运用和全文检索做准备;也可将RFID功用集成到客户端,便运用户在阅读图画原文时有挑选性的进行RFID辨认。

  1.5.3.11.3 全文检索

  能够集成第三方全文检索引擎,可对RFID辨认后的揭露档案进行专业化的全文检索。

  1.5.3.11.4 光盘发布

  本体系供给一个光盘发布东西,它可作为数据条目和原文的一种备份手法,一起它能够独立运转,为脱离文档中心渠道的文件运用供给了一种手法。存储于文件中心办理体系中的目录数据和原文数据,需求便利的离线阅读、便利的数据搬迁、安全的光盘备份等功用,包括四个功用模块:光盘发布、光盘上载、光盘阅读、光盘兼并。

  1.5.3.11.5 接口模块

  (1)一致身份认证接口。为部分内部一致的授权体系留下的能够扩展的接口,直接读取身份认证LDAP效劳器进行身份认证。

  (2)OA数据归档接口。留有与OA等其他事务体系的接口,能够依据用户的体系实践状况二次开发接口模块,主动将OA等其他体系中需求归档的目录数据和原文数据归入档案体系中,并保存原有文件格局及流程生成的附件。

  (2)事务体系数据接口。可经过二次开发接口将企事业单位的现有事务体系中发生的、需求归档的文件数据,直接导入到档案体系中来,在经过档案办理软件进行其它的办理操作。

  1.6 项目建造优势

  电子文档办理体系是一个渠道化的文档办理软件,彻底满意上述体系根本规划准则中的各项要求。一起具有如下优势特色:

  1.6.1 数据会集运转形式的优势

  (1)充沛完结了总部对的分支组织的作业进行督导、监控。

  (2)便利会集办理、保护、备份档案办理体系所发生的数据。

  (3)防止了数据涣散在各下属单位,无法快速的进行对档案数据全面的检索和运用。

  (4)便利会集在效劳器端进行运用逻辑层的修正和保护,无需客户端有任何变化,即可完结对体系的改善。

  (5)削减对软件和硬件的出资。

  (6)削减对网络带宽的依赖性

  1.6.2 电子文档办理渠道技能

  (1)文档类型能够自在定制

  (2)文档办理的层次能够自在定制

  (3)文档录入的信息(数据库结构)能够自在定制

  (4)用户的录入及检索界面能够自在定制

  (5)录入办法能够自在定制

  (6)文档的分类表能够自在定制

  (7)文档的计算报表能够自在定制

  (8)用户对文档的操作和运用权限能够自在定制

  (9)内置很多函数,供给用户功用强大的定制手法

  (10)经过上述定制功用渠道能够树立任何企业和职业的电子文档办理体系。

  1.6.3 运用体系功用的可扩充性

  多层架构的规划、合理的渠道的挑选以及超强的可定制的功用规划,能够供给很好的功用扩充性,而不需求修正体系自身。当需求发生改变时,榜首挑选是经过简略的定制或体系装备,来满意要求;第二挑选是经过布置一些新开发的模块来满意要求;第三才是修正体系自身。

  可严密集成第三方软件,如全文检索和RFID辨认软件,大大便利运用。

  (1)可与OA等体系接口构成文档的一体化办理:OA体系接口与其它事务体系接口。

  (2)多文件阅读:支撑多达200多种图形图画文件格局的办理和阅读

  1.6.4 标准化程度高

  契合国家《CAD文件归档标准》和《文档办理软件功用要求》

  1.6.5 体系安全性高

  本体系支撑对外传输文件数据选用别的的数字证书加解密,然后有用的确保的内部数字证书以及文件数据的安全。

  多级安全办理机制,权限可针对某一个人或一个文件 、文件安全运用技能,可防止网上对文档的不合法运用。


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