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RFID信息化档案管理解决方案

在档案办理馆、企事业单位档案办理处,常常能够看到办理人员为找到需求的资料而着急繁忙。快速查找,进步办理功率成为档案办理迫切需求处理的问题,目前国内档案馆运用的改进办法主要是运用档号和条形码符号方法用于内部的排架和定位,及什物档案的物流办理。此传统的档案办理方法仍存在档案查询、盘点困难,处理时刻长等低功率现象。

一、档案办理的现状与问题

 1.档案入库流程繁琐且低效

  传统的办理方法,档案入馆后先进行分类、排序,并装订,然后由人工编撰档案盒的相关信息,手艺誊写档案目录,并将目录连同档案一同封装入档案盒内。这种传统办理方法消耗很多人工和时刻,手艺处理方法使得办理流程繁琐且低效。

  2.档案寄存次第较易被打乱

  档案办理一般都按分类寄存,但在档案存取过程中,因为人工操作的随意性和不可避免的人为忽略过错,档案寄存的次第不免被打乱,档案寄存变得越来越无序。

  3.档案查阅耗时长

  跟着档案规划与品种越来越巨大,档案查找日渐困难。一旦所需查找的档案没有按规则寄存在指定的方位,查找起来就比如大海捞针,需求将一切的档案挑选一遍。

  4.档案的盘点操作不科学

  因为档案数量很多且档案资料都封装在档案盒内,一般盘点只能清点到档案盒的数量,假如需求盘点完好的档案资料信息,只能靠人工辨认并记载,那将是一项非常巨大的工程。

  5.对失效档案的办理滞后

  档案办理中需求常常性毁掉处理没有价值的过期档案,因为传统办理模式下档案盘点作业的困难,构成办理人员对档案的贮存时刻信息把握很禁绝切,使得失效档案不能被及时发现和处理,构成很多冗余档案。

  二、信息化档案办理处理方案

  鉴于以上传统档案办理现状与存在的问题,档案办理的技能晋级与改造火烧眉毛。作为新一代物料盯梢与信息辨认的RFID(无线射频辨认技能)技能的快速开展给档案办理的主动化、智能化带来了可能性,具有其他方法无与伦比的优越性。

  1.RFID运用于档案办理的长处

  · 非触摸式数据搜集。无需翻开档案盒,阅览器在张贴有RFID电子标签的档案盒前经过,就能够搜集到档案的详细名字、数量、档案摘要等信息。

  · 快速扫描,且一次性数据处理量大。RFID阅览器能够一起搜集上百个标签,这比传统条码扫描方法要快超越100倍。

  · 和传统的条形码、磁卡等数据存储介质比较,电子标签存储信息量大,运用寿命长,可重复运用。

  · 安全性高。电子标签的数据存取具有加密机制,无法假造和不合法篡改信息。

  · 电子标签抗污染功用强和耐久性好,对水、油和化学药品等物质具有很强抵抗性。

  · 体积小、形状多样。电子标签根本不受尺度巨细与形状约束,用于档案办理适应性强。

  · 可重复运用。 RFID标签能够重复擦写存储的数据,便利档案信息更新,而条形码印刷上去之后就无法更改。

  · 穿透性和无屏障阅览,RFID标签被掩盖在纸张、木材或塑料等非金属原料下仍能穿透通讯。而条形码扫描必须在近距离且没有物体阻挠的情况下才可读取信息。

  · 电子标签具有EAS防盗功用,合作门型通道读写器,能够很好的避免档案丢掉,完结不合法取走报警功用。

  2.RFID档案办理体系架构

  3.运用实施方案

  · 电子标签挑选

  一般来说,档案仓库的面积较小,可挑选高频或超高频(HF/UHF)频段的读写器和无源电子标签。RFID标签依据用处不同能够分为档案标签和储位标签。

  · 标签信息项的设定

  档案标签上贮存的信息项包含:档案类别、档案称号、档案编号、档案密级、入库时刻、保存期限、档案内容摘要等。

  库位标签上贮存的信息项包含:储位类型、储位编号、寄存的档案编号区间及数量。

  · 标签装置

  将档案电子标签封成卡状或不干胶纸质,贴于每个档案盒或档案文件上。档案盒选用塑料或纸质原料,利于RFID标签的张贴与取下,一起盒体不易损害可循环运用然后下降贮存本钱。考虑到防湿、防潮需求,可在盒内放置少数干燥剂。

  而储位标签在储位不需求调整或许标签没有损坏的情况下,一般只需装置一次。储位标签直接装置在储位正下方的支撑横梁上。

  · 固定阅览器装置

  在档案室墙面或天花板上装置阅览器,固定阅览器经过有线或无线网络的方法将信息实时上传至后台服务器。

  · 移动手持阅览器的运用

  用于档案资料盘点、顺架整理。如关于不能匹配的信息,由办理人员持手持式阅览器进行现场核对,修正体系信息或现场信息,然后完结档案顺架盘点。

  4.RFID档案办理体系作业流程

  · 档案入馆

  盘点

  因为RFID的运用,盘点档案变成一项简略快速的作业:由档案办理信息体系的查询子体系宣布盘点指令,RFID阅览器当即完结对档案的相关信息以及相应的储位信息的搜集,并主动回来所搜集的信息与中心数据库中的数据进行核对。如关于不能匹配的信息,由办理人员持手持式阅览器进行现场核对,修正体系信息或现场信息,然后完结档案盘点。

  · 查阅

  · 安全办理

  安全办理子体系可完结对档案馆现场的实时监控与反常警报功用,以避免档案被毁、被盗等。

  · 防毁办理

  每份档案入馆时先准确丈量其分量、页码等物理特性, 并存入RFID数据办理体系, 由监控模块对这些信息进行监控。在档案被查阅后偿还时,办理员对该档案的物理特性再次进行检测,并与档案借出之前的数据核对,然后能够及时发现档案有没有被撕毁、缺失等。

  · 防盗办理

  一切收藏档案均处于阅览器的读取规模中。当档案被取出时,由出库口的RFID阅览器捕捉档案信息,并与出库指令信息进行核对,假如档案是未经档案办理信息体系宣布出库指令而反常脱离库位,监控模块会激活警报模块宣布反常情况警报。

  · 毁掉办理

  在保管过程中,当有档案到达保管期限时,毁掉办理子体系将主动跳出档案失效提示,由办理员做出毁掉或持续保管处理。一起,办理人员也能够经过档案毁掉办理子体系宣布无线指令,由各档案盒上的RFID标签反应回保管期限信息,完结对档案的有效期办理。



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