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RFID应用于档案管理信息化解决方案

一、    档案办理的现状与问题

  近年来,我国档案作业取得了长足的开展,档案作业的规划扩展了,数量也逐日增多,档案的品种日趋多样化,信息量敏捷胀大。但传统档案办理手法与技能所导致的问题日益突显: 

(一)、档案编目流程繁琐低效、收拾时刻冗长 


  传统方法下,档案入馆后先需进行分类、排序,并去装钉,然后由人工编撰档案盒的相关信息,最终手艺书写档案目录,并将目录连同档案一同封装入档案盒内。这种操作方法消耗许多活劳作和时刻,导致较多档案入馆后被长时刻堆积、一隅得不到及时收拾归档。此外,档案编目与档案盒书写多为简略、重复性劳作,手艺处理方法使得整个流程既繁琐又低效。

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  (二)、档案寄存次第较易被打乱
  尽管档案一般都分类寄存,可是在档案存取进程中,因为人工操作的随意性和一些不可避免的过错,档案寄存的次第不免被打乱,构成档案寄存无序,查找困难。

  (三)、档案查阅耗时长
  跟着档案规划与品种越来越巨大,要查找某一档案时,先由办理员找到寄存该类型档案的档案架,再依据档案的编目信息在档案架的每一格进行查找。一旦档案存取时没有按规则寄存在指定的方位,查找起来就比如大海捞针,需求将一切的档案挑选一遍。

  (四)、档案的盘点操作不科学
  因为档案数量许多,且档案资料都封装在档案盒内,因而在盘点档案时一般只清点档案盒的数量。但在每个档案盒内寄存的档案品种、数量均不相同,这种盘点方法并不能实在反映档案贮存的实在信息。假如要拆开每个档案盒进行盘点,那将是一项非常巨大的工程。

  (五)、对失效档案的办理滞后
  有用期限是档案价值表现的重要标志之一。因而,超越有用期限的档案是没有任何价值的,需求经常性毁掉以削减对档案库存资源的占用。可是,因为传统办理形式下档案盘点作业的困难,办理人员对档案的贮存时刻信息把握很禁绝切,使得失效档案不能被及时发现和处理。因而,许多已过保存期限的旧档案依然和有用档案一同贮存在货架上,构成许多冗余档案,给档案办理作业带来额定负荷和本钱。

  鉴于这种现状,档案办理的技能晋级与改造火烧眉毛。作为新一代物料盯梢与信息辨认的RFID(无线射频辨认技能)技能的快速开展给档案办理的主动化、智能化带来了可能性,具有其他方法无与伦比的优越性。

二、    RFID技能运用于档案办理的计划规划 

  (一)RFID技能简介

  RFID(Radio Frequency Identification),即无线射频辨认,是鼓起于20世纪90年代的一项主动辨认技能。一个典型的RFID体系由射频电子标签、读写器或阅览器以及天线三部分构成。它集编码、载体、辨认与通讯等多种技能于一体的归纳技能,首要原理是运用无线电波对一种符号媒体进行读写、辨认的进程,非触摸性是它显着特征。在实践运用中,读写器将特定格局的数据写入RFID标签,然后将标签附着在待辨认物体的外表。读写器亦可无触摸地读取并辨认电子标签中所保存的电子数据,然后完结对物体辨认信息的远距离、无触摸式搜集、无线传输等功用。

  (二) 将RFID技能运用于档案办理,有着以下长处: 

  1、非触摸式数据搜集。RFID技能极大地增强了办理者对库区存储物品的信息搜集、交流与盯梢才能。办理者无需翻开档案盒,只需将粘有RFID标签的档案盒在阅览器前经过,就能够在电脑屏幕上显示出盒内档案的详细名字、数量、档案摘要等信息,缩减了办理者的作业环节,进步了作业功率,然后有助于办理者施行库存档案的动态化办理。

  2、快速扫描,且一次性数据处理量大。RFID读写器能够一起从多个射频标签中快速读取包含货位信息、档案内容摘要信息等多项相关数据信息。如一些读写器能够每秒读取200个标签的数据,这比传统扫描方法要快超越100倍。

  3、标签信息容量大,运用寿命长,可重复运用。和传统的条形码、磁卡等数据存储介质比较,RFID标签可存储的数据量大大添加,可达1K乃至更大的容量;标签的内容能够重复被擦写,而不会危害标签的功用,然后可完结标签的重复运用。

  4、安全性高。标签的数据存取具有暗码保护,辨认码绝无仅有,无法仿制,这种高度安全性的保护措施使得标签上的数据不易被假造和篡改。

  5、抗污染功用强和耐久性,传统条形码的载体是纸张,因而简略遭到污染,但 RFID对水、油和化学药品等物质具有很强抵抗性。此外,因为条形码是附于塑料袋或外包装纸箱上,所以特别简略遭到折损; RFID卷标是将数据存在芯片中,因而能够免受污损。

  6、体积小型化、形状多样化,RFID在读取上并不受尺度巨细与形状约束,不需为了读取准确度而合作纸张的固定尺度和印刷质量。此外, RFID标签更可往小型化与多样形状开展,以运用于不同档案。

  7、可重复运用,如今的条形码印刷上去之后就无法更改, RFID标签则能够重复地新增、修正、删去RFID卷标内贮存的数据,便利信息的更新。

  8、穿透性和无屏障阅览,在被掩盖的情况下, RFID能够穿透纸张、木材和塑料等非金属或非通明的原料,并能够进行穿透性通讯。而条形码扫描机必须在近距离并且没有物体阻挠的情况下,才能够辨读条形码

  9、标签具有EAS防盗功用,合作门型通道天线,能够很好的避免档案丢掉,完结不合法取走报警功用

  (三)依据RFID的档案主动化办理体系功用模块规划 

鉴于RFID的以上长处,将其运用于档案办理作业中不仅能大大进步办理的功率,一起还有助于进步档案办理的安全性。由此,一套依据RFID技能的档案办理主动化办理体系,其首要由RFID数据办理体系和档案办理信息体系组成

  1、RFID数据办理体系
  该体系由中心数据库和终端办理器组成,是体系的数据存取中心与信息输入输出终端。终端办理器包含读写器与手持式阅览器,是中心数据库获取信息与输出信息的重要端口。读写器的作用是担任将数据库中的信息写入标签或是将标签中的信息导入数据库;手持式阅览器是办理员进行现场信息搜集与通讯的硬件,办理员将搜集到的数据导入至中心数据库,进而为档案办理信息体系各功用的运用供给数据支撑。

  2、档案办理信息体系
  该体系由储位办理子体系、查询办理子体系、毁掉办理子体系和安全办理子体系构成。其间储位办理子体系又由储位主动辨认模块和档案主动辨认模块组成,而安全办理子体系包含监控模块和警报模块。

  3、体系详细功用如下:

  (1)储位办理子体系:该子体系能够完结档案主动辨认模块所贮存的档案盒编号和储位主动辨认模块所贮存的储位编号主动匹配,然后在进行档案的收支库时较好地完结档案储位的定位。此外,储位主动辨认模块还具有储位分配、储位信息办理的功用,可完结档案馆储位的可视化、动态化办理。

  (2)查询办理子体系:在档案需求被查阅时,由该子体系供给档案编目查询、密级查询等,并宣布出库指令,指令经过计算机总线将查询信号传输至档案架,使得档案架上的指示灯亮起,办理人员按指示灯指示做出库作业。

  (3)毁掉办理子体系:档案入库前,在毁掉办理子体系中设定每份档案的保管期限,当抵达保管期限时,毁掉办理子体系主动提示办理人员失效档案的相关信息,由办理人员作进一步处理。办理人员也可由该子体系检查即将到期或是已到期毁掉的档案信息。

  (4)安全办理子体系:该子体系担任档案防盗和现场监管,施行档案办理的安全机制。当档案盒在非正常情况下脱离储位(指不经查询子体系宣布出库指令情况下),装置于储位区的阅览器将捕捉到这一信息,将档案信息无线传回办理体系,监控模块将会把这一反常信息当即发送给警报模块,警报模块接遭到信息后向计算机操控中心宣布警报。

  综上所述,RFID数据办理体系与档案办理信息体系经过体系接口完结体系间的对接,由RFID数据办理体系完结档案数据的搜集、贮存、读写电子标签;档案办理信息体系完结对档案信息的运用与办理。一起,可对体系用户设置不同权限,以完结对用户的安全性办理。

  (三)硬件设备的运用计划

  一般来说,档案仓库的面积较小,可选择高频或超高频(HF/UHF)频段的读写器和无源电子标签。RFID标签依据用处不同能够分为档案标签和储位标签。

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  1、标签信息项的设定

  档案标签上贮存的信息项包含:档案类别、档案称号、档案编号、档案密级、入库时刻、保存期限、档案内容摘要等。
  库位标签上贮存的信息项包含:储位类型、储位编号、寄存的档案编号区间及数量。

  2、标签装置
  ²       在档案标签中,将电子标签封成卡状或不干胶纸质,贴于每个档案盒或档案文件上。档案盒选用塑料或纸质原料,利于RFID标签的张贴与取下,一起盒体不易损害可循环运用然后下降贮存本钱。考虑到防湿、防潮需求,可在盒内放置少数干燥剂。
  ²       而储位标签在储位不需求调整或许标签没有损坏的情况下,一般只需装置一次。储位标签直接装置在储位正下方的支撑横梁上。

  3、电子标签介绍:

  UHF(VANCH  EPC Class1 Gen2)电子标签:

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  HF(NXP ICODE SLI-SY)电子标签:
  首要特性: 
  40年数据存储 
  ·契合ISO 15693 / ISO 18000-3 
  ·2,048字节的片载存储 
  ·暗码可选的电子防盗功用 
  ·暗码保护的写入指令,以防未经授权篡改数据 
  ·暗码保护隐私形式 
  ·基准RF功用和可靠性 

4、阅览器装置

  在档案室墙面或天花板上装置阅览器,设备的正常作业需外接110 - 240 VAC 电源适配器,并有局域网或无线局域网掩盖,以进行数据传输。将RFID标签阅览器RJ45口与电脑网口相衔接,然后可将RFID标签阅览器读取的数据经过网络或无线网络的方法传回服务器。

  (1)阅览器介绍:

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  5、天线装置

  为保证档案标签数据的读取,需求依据档案室实践情况,包含档案柜、档案密集架的尺度款式、资料来断定天线安置,保证最佳读写作用,天线需求定制。

  6、多天线分支器

  VX-3 UHF RFID天线分支器是由万全智能开发的最新一代产品。该分支器是一个可具有1-8个接口的超高频天线分支器,它可用于联网和在实时档案财物盯梢及智能密集架中分配RFID天线。VX-3天线分支器由主天线分支器和从天线分支器组成。

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  主天线分支器的每个射频输出端口(ANT1~ANT8)能够衔接多达32个RFID天线。也就是每个主天线分支器能够援助4个从天线分支器。留意:考虑到实践的运用场合,实践运用数量未必到达256个天线,请合理规划以发挥出最大效能。灵敏的天线安置、扩展读写操控半径、大大节约体系本钱.

  (1)主天线分支器 
 

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7、手持式阅览器
   用于档案资料盘点、顺架整理、。如关于不能匹配的信息,由办理人员持手持式阅览器进行现场核对,修正体系信息或现场信息,然后完结档案顺架盘点。

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(四)、    RFID技能运用于档案馆档案办理的流程规划

  (1)入馆
  新的档案入库前,首要要依据档案的类别、年份和密级等相关信息对新建档案进行编目,并经过终端办理器写入RFID标签,生成的电子标签数据被传送到中心数据库里以备体系其他模块调用。

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  档案入馆的流程如图2所示:
  入库时,档案办理信息体系的储位办理子体系宣布入馆指令,然后读取要入馆的档案盒信息,然后储位主动辨认模块与档案主动辨认模块进行档案盒信息匹配,匹配后由储位主动辨认模块分配该档案盒的寄存储位,承认无误后,办理员宣布入馆承认信息,承认信息经过计算机总线传递至该档案架,储位指示点亮起,办理人员将档案盒放至指示点所指示的储位,按下储位上的承认按钮,指示灯平息,承认信号反应回办理体系,入馆结束。悉数档案入库结束后,在查询办理子体系中可对已入馆的档案信息进行查询,然后完结对档案的可视化、动态化办理。 

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(2)盘点
  因为RFID的运用,盘点档案变成一项简略快速的作业:由档案办理信息体系的查询子体系宣布盘点指令,RFID阅览器当即完结对档案的相关信息以及相应的储位信息的搜集,并主动回来所搜集的信息与中心数据库中的数据进行核对。如关于不能匹配的信息,由办理人员持手持式阅览器进行现场核对,修正体系信息或现场信息,然后完结档案盘点。

  (3)查阅

  档案的查阅流程如图3所示:

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在查询相关档案时,办理员首要经过查询办理子体系查阅档案的编目号,体系将依据编目号提取中心数据库里所贮存的数据信息,核对无误后宣布出库指令,储位办理子体系中的档案主动辨认模块将依据编目号映射其储位编号,找到该档案所寄存的物理方位。办理员宣布出库指令,储位指示灯亮起。当档案经过出库口时,出库口的RFID阅览器将读取档案信息反应给办理体系,办理人员再次承认所查档案与所出库档案共同后断定出库。此刻,体系将记载下档案的出库时刻信息。如若反应信息与查询信息不共同,监控模块将向警报模块宣布反常警报。

  (4)安全办理
  安全办理子体系可完结对档案馆现场的实时监控与反常警报功用,以避免档案被毁、被盗等。

  (5)   防毁办理
  每份档案入馆时先准确丈量其分量、页码等物理特性, 并存入RFID数据办理体系, 由监控模块对这些信息进行监控。在档案被查阅后偿还时,办理员对该档案的物理特性再次进行检测,并与档案借出之前的数据核对,然后能够及时发现档案有没有被撕毁、缺失等。

  (6)防盗办理
  一切收藏档案均处于阅览器的读取规模中。当档案被取出时,由出库口的RFID阅览器捕捉档案信息,并与出库指令信息进行核对,假如档案是未经档案办理信息体系宣布出库指令而反常脱离库位,监控模块会激活警报模块宣布反常情况警报。

  (7)毁掉
  档案的价值具有时刻效应,关于失掉存档价值的档案需求进行毁掉处理,以减轻对档案办理资源的占用。当档案在入馆时,将保管期限写入RFID标签并存储于中心数据库中。在保管进程中,当有档案到达保管期限时,毁掉办理子体系将主动跳出档案失效提示,由办理员做出毁掉或持续保管处理。一起,办理人员也能够经过档案毁掉办理子体系宣布无线指令,由各档案盒上的RFID标签反应回保管期限信息,完结对档案的有用期办理。

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