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巴黎法律事务所采用RFID技术进行文档管理

为了办理内部流转的文档和客户文件,巴黎Lhermet, La Bigne&Remy法令业务所(简称LLR)投入运转RFID文档盯梢体系。经过一年多的实验证明,期间LLR业务所对10000份文件进行了盯梢办理实验,直至今天LLR业务所才决议运用RFID体系对业务所内部一切文档进行办理。 

该RFID体系技能由剑桥科技、麻省理工、RFID供货商Tagsys以及法国RFID体系集成商Ident联合供给。体系的方针是协助律师查找、定位业务所库藏中缺失的文件或书本,然后省去花费在这些材料上的查找时刻。 
LLR业务所是一家专心于专利和知识产权的法令组织,每年需求办理30000份存档档案和大约5000到6000份的新增文件。均匀每天所内40名律师和作业人员需求运用库藏中80份文件。运用人工记载办法查找作业人员是否现已偿还相应的文档,是一件十分苦楚并且简略犯错的作业。许多情况下,材料借阅者没有在文件中写下材料借阅记载,这使得库藏清点人员很难知道究竟是谁、在何时借阅了相应材料。Tagsys 公司的出售副总Olivier Burah 说:“经过文件的主动定位,RFID体系能够减少了材料的查找时刻。”  


当发生新的文档需求存档时,LLR业务所的作业人员需求在文档上张贴一枚作业频率为13.56MHz的无源射频标签,所选用的标签需求遵从ISO15693规范。作业人员运用Tagsys公司的桌面RFID读卡器读取文档标签中的ID数据,主动输入到业务所内部的计算机体系中。因而,在LLR业务所的作业办理软件体系中,标签ID数据和文档信息彼此相关。 

接下来,将文档置于库藏内进行存储。职工手持材料脱离库藏区域门口时,装置在门口区的Tagsys读卡器会主动读取材料内标签的ID以及职工胸卡内置的标签ID标识,职工胸卡标签也遵从ISO15693规范。经过这种办理方法,能够使业务所内部软件体系主动更新哪些文件在馆,哪些借出、被谁借去等信息。 

律师能够在库藏区室内阅览文件或许带离库藏区阅览。律师能够手持材料和胸卡经过验证区进偿还操作或许挑选室内阅览的。假如律师手持材料经过出口,固定读卡器会主动获取材料和胸卡标签数据,体系能够在此处答应带离材料库藏区,或许相应的材料需求先挂号刊出再带离时能够给出正告。 

业务所还装备了一些手持Tagsys公司的读卡器,运用这些手持读卡器能够完结库藏清点。手持读卡器的数据经过Wi-Fi无线网络传输给所内数据库。软件体系主动将数据库内原先的数据和传输过来的数据进行对比,列出丢掉的文件和不一致的信息。 

Tagsys公司为该项目供给了软件和硬件支撑,Ident公司则用自己的Pocket-Filetrak和 Filetrak-Web软件包完结了项目的整合作业,作业渠道为Windows Mobile5.0 。Burah说,体系装置后,LLR业务所进行日常库存保护的时刻由本来的一小时缩短到只需几分钟。 

Burah回忆说“该体系施行过程中,需求学习的阶段就是使律师依照软件体系的要求完结相应的操作。”软件体系想经过简略的指令方法为律师供给材料借阅挂号界面,“可是,一开端律师们发现自助挂号操作灵活性不行。可是后来发现这样做的优点是能够愈加便利的定位现已借阅的材料之后,他们开端乐于运用自助挂号效劳。”  


LLR业务所上马的Tagsys体系大约要40000到100000欧元的投入,折合美元为54500到136000之间,这些开销包含硬件、软件以及体系集成。 


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