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RFID实体档案信息化管理建设解决方案

1.1 项目布景

  据国家档案局统计数据,截止2008年,全国档案仓库面积为285.6万平方米,而保存的档案则有25284.5万卷;还有各类声像档案、以磁盘光盘为载体的电子档案、缩微胶片档案等。并且每年各地档案仓库还承当着许多的档案进馆贮存使命,绝大部分档案仓库已挨近饱满。因而怎么愈加高效的运用有限的档案仓库资源,最大极限开发已有档案仓库的保管才能,节省档案仓库建造资金,成为各级档案部分迫切需求处理的问题。另一方面,近些年跟着档案寄存中心在各地的鼓起,档案高密度存储直接关系到寄存中心的经济效益和社会效应。

  1.2 项目描绘

  国家档案馆为市人民政府直属事业单位,是会集永久保管市级党政机关、集体和企事业单位档案材料的基地和市级爱国主义教育基地,是政府揭露信息查阅场所和社会各方面运用档案材料的中心。

  现在,经过三年多的建造,具有快捷自助借还体系和准确查找定位导航体系的国家图书馆暨国家数字图书馆正式开馆招待读者。无线射频技能在档案体系的成功运用,必将使什物档案的处理趋于简略化、主动化、有序化、科学化将进步整个档案智能化处理水平。

  1.3 项目建造方针

  将无线射频技能运用到高密度智能化档案处理领域中,充分运用主动化仓库的优势和无线射频技能许多长处,完结仓库信息处理主动化和档案入出库作业的主动化,为进步档案的流转功率发挥重要的效果。国表里各个职业选用主动化仓库的状况己经充分证明,运用主动化立体仓库能够发生巨大的社会效益和经济效益。

  完结档案材料智能处理信息化。依照档案材料日常的存储、查询、借阅、偿还、防盗等详细事务,对档案流转进行动态的处理,体系经过RFID作为信息载体,对每个档案流转的每个环节进行数据搜集和监控,完结档案事务处理的主动化,然后替代传统的纸质作业流程。进步档案处理全体的事务处理才能、削减差错率,完结数据同享、进步对档案处理的功率、简化了处理流程、降低了人员的劳动强度,为档案处理供应了更为快捷、更为有用的处理形式,进步服务水平,进步处理的归纳实力。

  现在将无线射频技能运用到高密度智能化档案库在档案体系运用较少,堆集的经历不多,无线射频技能结合高密度智能化档案库可在理论和实践中为档案的高密度智能贮存做有利的探究,无论是从理论上,仍是在实践中,都是一个腾跃。

  1.4 RFID技能在档案处理的运用

  1.4.1 非触摸方法进行数据搜集

  RFID技能极大地增强了处理者对库区存储物品的信息搜集、交流与盯梢才能。处理者无需翻开档案盒,只需将粘有RFID标签的档案盒在阅览器前经过,就能够读取芯片中存储的数据。不怕油渍、尘埃污染等恶劣环境,能在恶劣环境下作业。不像条码、磁卡等介质,假如表面不整洁就无法准确试读。

  1.4.2 标签信息容量大,运用寿命长

  和传统的条形码、磁卡等数据存储介质比较,RFID标签可存储的数据量大大添加,1K乃至8K的容量,能够存储更多的信息,关于档案处理运用,完全能够将档案的基本信息和借阅记载写入芯片中进行存储。

  1.4.3 安全性高

  标签的数据存取具有密码保护,辨认码绝无仅有,无法仿制,这种高度安全性的保护措施使得标签上的数据不易被假造和篡改。

  1.4.4 抗污染功用强和耐久性

  传统条形码的载体是纸张,因而简略遭到污染,但RFID对水、油和化学药品等物质具有很强抵抗性。此外,因为条形码是附于塑料袋或外包装纸箱上,所以特别简略遭到折损;RFID标签是将数据存在芯片中,因而能够免受污损。

  1.4.5 体积小型化、形状多样化

  RFID在读取上并不受尺度巨细与形状约束,不需为了读取准确度而合作纸张的固定尺度和印刷质量。此外RFID标签更可往小型化与多样形状开展,以运用于不同档案。

  1.4.6 穿透性强和无屏障阅览

  在被掩盖的状况下,RFID能够穿透纸张、木材和塑料等非金属或非通明的原料,并能够进行穿透性通讯。而条形码扫描机有必要在近距离并且没有物体阻挠的状况下,才能够辨读条形码。

  1.4.7 防盗

  标签能够合作门型通道天线,有用完结防盗功用,很好地避免档案丢掉,完结不合法取走报警功用。

  1.4.8 可习惯消毒、防虫等环节

  RFID标签可习惯档案处理惯例的消毒、高低温杀虫等环境,不会导致标签内贮存的数据丢掉。

  1.5 RFID档案处理体系

  1.5.1 体系全体架构规划

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  本体系是选用模块化组件式进行规划,选用三层结构体系。能够依据实际需求进行调配运用。三层结构别离为:数据供应层:数据供应层首要由两个子体系组成,档案库子体系和查询大厅子体系。事务逻辑层:事务逻辑层包含数据库服务器体系和事务逻辑服务器两个部分。用于数据的存取和事务逻辑的处理。外部接口层:该层由WEB运用服务器、中间件服务器以及目录服务器组成。每个服务器都能够依据需求进行布置,服务器互相独立。本层供应外部运用拜访的接口和外部体系对接的接口。完结更多的运用支撑和体系间对接的支撑。

  1.5.2 体系网络图规划

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  档案库体系架构规划

  档案库子体系在整个体系中承当数据供应者和操作信息分发执行者的人物。档案库子体系选用模块化进行规划,能够依据用户的需求进行装备。仓库终端体系首要由仓库的处理终端、移动终端、RFID标签、RFID读写器和通讯网络组成,供应RFID数据搜集、操作指示、仓库处理等功用。其体系架构如下图所示:

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  1.5.3.1 仓库处理终端

  仓库处理终端是档案库子体系的中心。与事务逻辑服务器进行通讯,接纳事务逻辑服务器下发的的操作指令和数据,并把操作指令和数据分化下发到移动终端,接纳移动终端的反应信息并奉告事务逻辑服务器。完结部属模块的操控,合作事务逻辑服务器完结体系之间的联动。

  1.5.3.2 移动终端

  移动终端经过无线网络连接到仓库处理终端,接纳处理终端下发的操作信息,并承认和反应操作成果到处理终端;在需求生成新的RFID标签时,移动终端能够依据体系中供应的信息生成新的RFID标签。

  1.5.3.3 RFID读写设备

  该读写设备首要是指装置在仓库进出通道两边,用于扫描辨认进出仓库物品的RFID标签数据信息的设备。RFID读写器完结档案数据进出仓库的数据的读取搜集,并把搜集到的数据传送到处理终端。

  1.5.3.4 视频监控体系

  视频监控体系以视频的方法记载仓库区域的各种活动。在本体系中支撑与视频监控体系对接,操控视频监控体系实时记载档案、人员进出仓库,寄存、盘点、查阅等操作过程。

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  1.5.3.5 门禁体系

  门禁体系用于仓库人员进出的处理以及贵重品仓库的拜访处理。在仓库的进出门表里别离装置进入读卡器和退出读卡器,完结双向刷卡鉴权和人员信息挂号。关于秘要仓库能够选用多卡形式或许N+1拜访形式,供应更高档级的拜访操控。档案库大门装置两对RFID固定式读写设备、两对红外对射设备。为了档案库的漂亮性,设备选用嵌入门框方法进行装置。装置示意图如下:

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  1.5.3.6 环境监控体系

  本方案中集成环境监控功用,能够实时监控仓库的温度、湿度、轰动等信息,并依据设定门限进行告警提示,有用改进仓库的环境。

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  1.5.3.7 周边防护体系

  为了进步仓库的安全性,避免未授权人员不合法进出仓库,在仓库进出口布置红外对射等周边防护设备。当有不合法进出时,能够联动视频监控体系进行监控,并发生报警。

  1.5.3.8 查询大厅子体系

  由查询作业站、自助查询终端、LED显现屏组成,布置于档案查询大厅,用于档案处理人员和查询人员的交互作业。查询作业站用于档案信息的查询检索;自助查询终端供应自助查询功用和排队机的功用;LED显现屏显现体系提示信息和各档案的检索操作进展等信息。

  1.5.3.9 LED显现屏

  在仓库外装备LED显现屏,用于显现所对应仓库的环境状况、存储状况、拜访信息等数据,有助于加强仓库的处理。

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  1.5.3.10 短信体系

  不合法带出提示:对不合法带出档案时体系主动发送短信提示作业人员及相关领导,作业人员可高效的阻拦。

  借阅、借调预期提示:对借阅,借调要到期未偿还档案的体系主动发送短信提示借阅、借调人员及档案作业人员。(预期时刻为可装备如离到期前一天,前两天等)

  借阅、借调到期提示:对借阅,借调到期未偿还档案的体系主动发送短信提示借阅、借调人员及档案作业人员和相关领导。

  1.6 体系作业流程

  1.6.1 档案入馆

  1、接纳收拾处作业人员接纳档案后,将档案信息录入体系,录入的数据包含:档案类别、档案称号、档案编号、档案密级、入库时刻、保存期限、档案内容摘要等。经过RFID电子标签打印机打印出一张电子标签,一起将档案信息写入电子标签芯片中。电子标签张贴至档案盒表面,标签表面印有档案称号、编号、类别、密级等基本信息。

  2、张贴好电子标签的档案送至保管处进行寄存。寄存前,保管处作业人员经过RFID读卡器对档案电子标签进行扫描,挂号入库时刻并设置详细的寄存方位,然后在体系中树立档案的入库记载。

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  1.6.2 档案借阅

  1、 借阅请求

  在运用大厅装置自助档案信息查询机,借阅人能够查询出所需借阅档案的信息,并经过查询机打印出借阅小票,小票上打印所需借阅档案信息(称号和编码),一起,小票上也印有事务处理的顺序号,即查询机也具有事务处理主动排号的功用。

  2、 借阅挂号

  借阅人出示相关证件和借阅小票,运用大厅操作员挂号所需借阅的档案和借阅人的信息,断定后提交借阅请求记载;关于某些有必要要领导批阅的档案,档案馆领导能够经过软件进行在线批阅,批阅后借阅审计记载收效。

  3、 档案查找

  每层楼保管处作业人员电脑上装置档案流转处理子体系,一旦有新的借阅请求,体系会主动将记载显现在计算机屏幕上。显现的信息包含:档案称号、档案编号、寄存方位等,作业人员依照请求记载进行档案查找。

  查找完结后,作业人员有必要经过读卡器对电子标签进行扫描,完结档案出库挂号,体系中记载档案出库时刻、出库档案编号。

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  4、 档案借出

  保管处作业人员将档案移交给运用大厅作业人员,档案交给用户前,有必要在体系中进行电子标签扫描挂号,记载借出时刻和档案编号。

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  1.6.3 档案偿还

  1、用户完结档案查阅后偿还档案,作业人员扫描档案电子标签,挂号偿还时刻和档案编号,完结偿还挂号。若用户超越指定的查阅时刻,体系会主动提示;

  2、保管处作业人员将档案放回指定寄存地址前,要进行电子标签扫描挂号,挂号入库时刻,完结挂号后,档案变成入库状况。

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  1.6.4 档案防盗

  一切收藏档案均处于阅览器的读取规模中。当档案被取出时,由出库口的RFID阅览器捕捉档案信息,并与出库指令信息进行核对,假如档案是未经档案处理信息体系宣布出库指令而反常脱离库位,监控模块会激活警报模块宣布反常状况警报,以避免档案被毁、被盗等。

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  1.6.5 档案查询处理

  ? 自助终端查询

  自助终端查询首要供应给外来拜访人员查询。一般状况下,在档案大厅安顿有必定的供其他人员进行档案信息查询的自助查询设备,经过该查询终端设备,拜访人员能够依据自己的权限和需求查询相应的档案库材料信息。

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  ? 网络化的体系查询

  网络化的体系查询首要供应给给领导等级或处理者的查询者。经过网络化的体系查询,能够对档案一切事务数据进行实时查询和统计剖析。包含:档案数量、档案运用率剖析、借阅明细查询等。为处理者供应处理的依据,并完结对底层作业状况的在线监控。

  1.6.6 档案毁掉提示

  档案的价值具有时刻效应,关于失掉存档价值的档案需求进行毁掉处理,以减轻对档案处理资源的占用。当档案在入馆时,将保管期限写入RFID标签并存储于中心数据库中。在保管过程中,当有档案到达保管期限时,软件将主动跳出档案失效提示,由处理员做出毁掉或持续保管处理。

  1.6.7 档案盘点处理

  选用RFID技能进行档案材料的盘点,使得本来沉重繁琐的档案盘点作业变成一项简略快速的作业。档案处理体系宣布盘点指令,仓库处理终端发送盘点指令到移动终端,仓库处理员依据移动终端上的提示,读取档案格和寄存的档案的的标签信息,完结一个档案格的盘点操作,顺次进行直到完结一切档案的盘点操作。

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  1.6.8 档案环境监测处理

  档案处理的环境也是极其重要的,因为大多数宝贵赋有价值的原件档案材料均选用纸质的介质保存方法,在必定程度上不可避免的遭到保存环境的影响,包含尘埃、光线、湿度、温度等影响要素,其间环境温度和湿度的影响较为杰出。

  为了保证被保存的档案材料能够完整无损的保护好,选用室内环境监测操控体系完结档案材料室的环境目标要求,即温度和湿度监控体系。

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  1.7 项目建造特色

  1.7.1 先进的RFID技能

  本体系选用当时最先进的RFID技能进行构建。RFID具有读取便利快捷、高速辨认、批量辨认、穿透性强、数据容量大、运用寿命长、安全性高档许多长处,是物联网职业的中心技能,是未来的开展方向和趋势。

  1.7.2 组件式软件体系

  软件体系架构选用模块化组件式结构进行建立,进步体系的可扩展性和可取舍性。能够供应高弹性的事务扩大需求和精简的事务需求。进步软件体系的运用规模,一起满意巨细客户的不同运用需求。

  1.7.3 体系级联布置

  体系运用独立的目录服务器,依据该服务器的数据,能够把各自独立的档案体系进行组合级联,构成一套国家级的档案体系。完结整个体系内数据和档案的一体化查询。

  1.7.4 高安全档案处理

  本体系供应高安全的档案处理。在体系中归纳运用高档门禁体系(多卡开门形式、N+1卡形式等)、视频监控联动、环境监控、红外区域防护技能以及先进的RFID技能完结对档案的保存和存取的多重防护,保证档案的存储和进出安全。关于更高安全等级的档案能够设置秘要仓库,完结更高的拜访安全操控。

  1.7.5 精准的定位检索

  在先进的RFID技能基础上,合作先进的软件体系算法和硬件布置,能够支撑对档案的多种检索,并完结快速精准的定位。然后完结高效的档案检索、存取,进步档案的可处理性,进步作业功率。

  1.7.6 高效的档案存取

  在准确的档案定位基础上,根据RFID的技能优势(高辨认速度、穿透性辨认等),能够完结批量档案的存取。在进出档案库时,完结堆垛扫描,极大的进步档案的存取功率。

  1.7.7 档案生命周期处理

  许多档案都具有必定的保存期限(如代管事务档案),本体系支撑对档案的生命周期的处理,能够记载档案的保存起止时刻并及时提示到期的档案,开释档案存储空间。

  1.7.8 一体化联动

  本体系支撑门禁、视频监控、环境监控、周边防护、LED布告显现、短信提示等体系的一体化联动,然后使得这些独立的体系互相合作作业,完结最大化的功用运用。供应对整个档案馆安防、环境监控、信息公示、短信提示等的一体化处理方案。

  1.7.9 信息公示

  经过在档案查阅大厅设置LED布告显现屏,显现档案查询者所查询的档案当时所在的状况、检索进展等信息,便利档案查询者了解查询状况,进步查询者满意度。经过在档案库设置小型LED显现屏,显现库存、仓库拜访者、环境等信息,进步档案库的可处理性。

  1.7.10 短信提示

  不合法带出提示:对不合法带出档案时体系主动发送短信提示作业人员及相关领导,作业人员可高效的阻拦。

  借阅、借调预期提示:对借阅,借调要到期未偿还档案的体系主动发送短信提示借阅、借调人员及档案作业人员。(预期时刻为可装备如离到期前一天,前两天等)

  借阅、借调到期提示:对借阅,借调到期未偿还档案的体系主动发送短信提示借阅、借调人员及档案作业人员和相关领导。


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